30.12.2020 | Служба новостей УкрФирм
Аренда конференц-зала – востребованная услуга при организации деловых встреч, конференций, важных переговоров, симпозиумов, форумов, презентаций, иных мероприятий. Удобное, технически оснащенное помещение, сводит на нет проблему проведения серьезных ивентов.
На таких мероприятиях заключаются контракты и выгодные сделки, обсуждаются научные темы, люди бизнеса представляют свои товары или услуги, проводятся интервьюирования (в формате пресс-конференций) и так далее.
Главное – подбор варианта, подходящего для всех сторон-участников ивента. Так, выбирая конференц-залы Киев с арендой на час или на несколько дней, важно уточнить, как близко зал расположен к метро, имеется ли парковка, в самом помещении – высокоскоростной internet, предметы мебели, кулер; предусмотрены ли зоны для организации кейтеринг-услуг, оснащено ли оно современным техническим оборудованием и так далее.
Если предстоит проведение конференции или иного мероприятия, можете быть уверены: конференц-залы в Киеве от компании A-Ces станут оптимальным решением, поскольку это уникальные пространства для проведения любых ивентов (центр столицы, рядом с метро, полное оснащение и прочее). Здесь умеют быть полезными.
Организовываем конференцию правильно
Очень часто организаторы такого масштабного мероприятия не ставят перед собой главного вопроса: с какой целью проводится конференция? А ведь на всех организационных этапах следует отталкиваться именно от ключевой цели. Примеры:
- анонсирование новых товаров;
- заработок;
- привлечение новых заказчиков/клиентов;
- поддержание лояльности к компании, предприятию;
- и так далее.
Подобный ивент собирает в одном пространстве представителей определенной группы, сообщества – партнеров, компаньонов и так далее с целью обсуждения интересующих стороны тем, обмена опытом.
Организация таких мероприятий – идеальный способ донести важные сведения о фирме, тех возможностях, которыми она обладает, всевозможных достижениях в той или иной отрасли.
Для успешного проведения конференции недостаточно только позиционирования, мало хорошо проработанной программы, задействования интересных спикеров. Необходимо учесть еще немало важных факторов. Так, подготовив место, следует определить регламент мероприятия. И не только.
Чтобы ивент был проведен на высоком уровне должен быть составлен четкий для всех составляющих программы план. Планируется, в том числе, и время на отдых, перерывы на чай/кофе. Рассчитывается общее время программы: перегружать гостей непрерывным потоком информации не стоит.
Конференция будет в плюс, на ней обязательно получится заработать, если хорошо постараться, приложить максимум усилий, все просчитать наилучшим образом.
Необходимо, чтобы площадка (зал) был технически идеально оборудован. Важно наличие:
- стационарных компьютеров либо ноутбуков (деятельность участников налаживают в единой системе);
- видеозаписывающих устройств;
- усилителей звука;
- проекторов или мультимедийных досок и тому подобного современного оснащения.
Следует решить и прочие, не менее важные вопросы по организации:
- подготовить необходимые мелочи (ручки, бумагу на столах);
- обеспечить оптимальное вентилирование помещения;
- позаботиться о питании, напитках.
Главное, чтобы присутствующим в зале было комфортно.
О кейтеринге: зачем он на мероприятиях
Ресторанное обслуживание различных мероприятий на выезде (кейтеринг) – постоянно развивающееся, перспективное направление.
В комплексе такая услуга подразумевает:
- приготовление заказанных блюд/напитков;
- доставка их к локации ивента;
- сервировка столов, обслуживание гостей мероприятия;
- в финале события наведение порядка в помещении (не стоит забывать, что готовка, пусть и очень вкусных блюд с напитками – только половина дела).
К услугам кейтеринговых организаций прибегают, когда требуется организовать и элегантно обставить, как большое мероприятие, так и некрупное событие деловой направленности. Важно все качественно и красиво оформить, что и помогут сделать профессионалы.
Необходимо понимать следующее: то, каков уровень заказанных кейтеринг-услуг, скажется в целом на мероприятии, в комментариях о нем и, как следствие – непосредственно на реноме компании-организатора события, последующей ее деятельности.
В связи с чем, задумывая проведение ивента, в идеале организовать и зону отдыха. Для присутствующих обустраивают место, где по завершении конференции (либо в перерывах) гости смогут пообщаться, обсудить происходящее, выпить кофе/чай, перекусить.
В вечернее время нередко устраивают фуршет или банкет. Такой аккорд по окончании события дает возможность гостям, кроме обсуждения итогов встречи, пообщаться дополнительно, завести новые знакомства и так далее.
Форматы кейтеринга разнообразны. Помимо упомянутых – банкета (такая разновидность кейтерингового обслуживания наиболее популярна, предусматривает подачу набора блюд в полном объеме) и фуршета (подобный сервис отлично вписывается в формат afterparty, деловых ивентов) предусмотрены:
- кофе-брейки – в качестве небольшой паузы, в перерыве между частями конференции, презентации, бизнес-встречи и так далее;
- коктейль-бар – идеальный вариант, когда главное – не угощение присутствующих на мероприятии, а общение. В предлагаемом меню – трендовые коктейли, легкие смузи, оригинальные лимонады, настойки, прочее;
- сandy-бар (подача десертов) – заказывают либо как отдельную опцию, либо в качестве дополнения к основному меню многоформатного сервиса на выезде. Многоформатное обслуживание подразумевает несколько разновидностей обслуживания в ходе одного ивента. Поводом для такого заказа являются масштабные события, к которым относятся конференции, симпозиумы, семинары, выставки, форумы и так далее. День начинают с завтрака. Позже приходит черед перерыва на кофе-брейк, затем следует фуршет или ланч. Завершается мероприятие банкетом.
Чтобы избежать просчетов, досадных промахов и ошибок, организовывая кейтеринг, лучше доверяться работе опытных профи.
|
|